Hoe efficiënt besteed jij je tijd?

Stel, je begint elke dag met 50 energie-credits of -munten die je vrij mag besteden. Hoe zou jij die besteden? Zou jij niet proberen zoveel mogelijk rendement te halen uit het beperkte aantal munten dat je hebt? En hoe kom je te weten of je de credits goed besteedt?

Bewustwording is alvast een eerste stap in de goede richting. Volg eens een volledige werkdag op wat je precies doet, hoe je het doet en of dat de meest geschikte werkwijze is. Heel veel taken zijn door ervaring en gewoonte herleid tot patronen die we zonder veel nadenken uitvoeren. Soms weten we zelfs niet eens meer waarom we bepaalde taken op een bepaalde wijze uitvoeren. “We hebben het altijd zo gedaan…”, hoor je dan vaak. Moeder natuur heeft door de eeuwen heen voor een aantal mechanismes gezorgd waardoor onze hersenen niet meer dan gemiddeld 20 tot 30% van onze energie verbruiken. Een van die mechanismes bestaat uit het snel vormen van patronen waarmee we automatisch en onbewust taken uitvoeren zonder dat dat ons nog veel energie kost.

Door snel veranderende externe omstandigheden brengt die “energiebesparing” vaak tijds- en efficiëntieverlies met zich mee. Vroeger had de mens jaren, soms decennia de tijd om nieuwe patronen te vormen en zich zo aan te passen. Vandaag dringen veranderingen zich aan een ijltempo op en hebben we nauwelijks de tijd om een proces onder de knie te krijgen, of er staat al een nieuwe wijziging te wachten.

E-mail was in de jaren 90 een van die wijzigingen die ons veel efficiënter liet communiceren. Tijdens het leerproces zagen en hoorden we mensen naar elkaar bellen om te vragen of hun e-mail goed was aangekomen. We zagen andere gebruikers mails afdrukken om ze vervolgens te faxen naar een andere bestemmeling. Het heeft wat tijd- en energie-credits gekost voor het een algemene werkwijze geworden is die we vandaag zonder veel nadenken inzetten.

Daar wringt vandaag één van de vele schoentjes. Laten we ons even bewust worden van wat er gebeurt:

Jouw doodgewone werkdag

Je begint je werkdag waarschijnlijk met het consulteren van e-mail en agenda en werkt dan sequentieel de to do lijst af. Telkens er een nieuwe mail binnenkomt, trekt die ongetwijfeld je aandacht en zorgt die misschien wel voor een korte onderbreking. Voor elke mail die je behandelt, doe je onbewust een intensieve oefening waarbij je een mentale checklist doorloopt: van wie is de mail, in welk project hoort de communicatie thuis, wie is er allemaal betrokken, waar staan de documenten, zijn het de meest recente documenten, waar bewaar ik de bijlagen, hoe geef ik feedback, … We doen dat in een flits van een seconde, maar metingen tonen aan dat we telkens weer ‘recuperatietijd’ nodig hebben om na zo’n denkoefening terug de draad op te nemen. Het tempo waaraan we mails bekijken en we de net beschreven routines doorlopen, ligt erg hoog. Heel wat van onze waardevolle credits gaan hieraan verloren.

Het loont de moeite om één en ander in vraag te stellen en te evalueren of er nieuwe oplossingen bestaan om de oude en ondertussen inefficiënte gewoontes, te laten evolueren naar meer doeltreffende scenario’s. Het goede nieuws is dat die oplossingen bestaan. Microsoft lanceerde vorig jaar Teams. Het maakt integraal deel uit van Office 365 en Microsoft 365 en draagt bij tot een betere besteding van je credits. Teams sluit aan bij een intuïtieve manier van werken die veel gelijkenissen toont met social media. Al je informatie staat in één enkel programma dat je vanop gelijk welk toestel (PC, Mac, smartphone) kan bekijken en bewerken. Je begint je dag niet langer met een reeks losstaande mails die je telkens weer zelf aan een project moet linken. Je dag start met notificaties die je leiden naar een activiteitenoverzicht waar elke klik je meteen in het juiste dossier, de juiste historiek en bij de juiste personen brengt. Je werkt efficiënter deeltaken af en verliest minder credits door nutteloos zoek- en mapwerk.

De vorige manier van werken is niet slecht, begrijp ons niet verkeerd. Wandelen is ook niet slecht en toch leerden we allen fietsen omdat het ons meerwaarde bracht. Dat fietsen vroeg ook enige aanpassing maar zorgde nadien voor veel vreugde. Je oude werkgewoontes in vraag durven stellen, vraagt ook enige aanpassing, maar zal ongetwijfeld voor héél wat toenemende werkvreugde zorgen.

Houd onze blog in de gaten voor meer inspiratie!