5 veelgemaakte fouten bij de overstap naar VoIP (en hoe jij ze vermijdt)
Steeds meer kmo’s stappen over van traditionele telefonie naar VoIP (Voice over IP). De voordelen zijn duidelijk: lagere kosten, betere flexibiliteit en eenvoudige schaalbaarheid. Maar wie de overstap maakt zonder een goed plan, komt soms voor onaangename verrassingen te staan.
Zo gebeurt het regelmatig dat bedrijven de impact op hun internetverbinding onderschatten, een oplossing kiezen die niet bij hun noden past of verrast worden door verborgen kosten. Dit kan leiden tot frustraties, haperende gesprekken, of onverwachte uitgaven.
Hoe voorkom je dit? Door te begrijpen waar bedrijven vaak tegenaan lopen bij een VoIP-migratie en wat je kunt doen om die fouten te vermijden. Veel kmo’s onderschatten bepaalde technische of praktische aspecten, waardoor hun overstap niet zo vlot verloopt als gehoopt.
Daarom zetten we de vijf meest voorkomende valkuilen op een rij, samen met concrete oplossingen om jouw VoIP-migratie soepel te laten verlopen.
"Onze internetverbinding zal wel snel genoeg zijn voor VoIP."
VoIP werkt via het internet, maar niet elke verbinding is geschikt. Te weinig bandbreedte of geen netwerkoptimalisatie? Dan krijg je haperende gesprekken en slechte geluidskwaliteit.
Hoe vermijd je dit?
- Controleer of je internetverbinding voldoende snelheid en stabiliteit heeft om VoIP aan te kunnen.
- Stel Quality of Service (QoS) in op je netwerk. Dit betekent dat VoIP-verkeer voorrang krijgt op andere toepassingen, zodat telefoongesprekken niet verstoord worden door bijvoorbeeld een grote upload of een drukke videomeeting.
- Overweeg een aparte internetlijn voor telefonie als je bedrijf sterk afhankelijk is van stabiele oproepen.
"Hoeveel werk kan zo’n overstap zijn?"
Veel bedrijven denken dat VoIP plug & play is, maar zonder een goed migratieplan loop je risico op gemiste oproepen en chaos bij de overgang.
Hoe vermijd je dit?
- Maak een migratieplan: bepaal hoe de overstap verloopt en hoe je verstoringen minimaliseert.
- Test VoIP eerst in een kleine groep voor een soepele implementatie.
- Zorg voor een back-upoplossing, zoals tijdelijke doorschakeling naar mobiele nummers tijdens de overgang.
"Elke VoIP-oplossing is hetzelfde, toch?"
Niet alle VoIP-systemen zijn hetzelde. Kies je enkel op prijs zonder te kijken naar functionaliteiten en support? Dan kom je vaak bedrogen uit.
Hoe vermijd je dit?
- Stel op voorhand vast welke functionaliteiten je écht nodig hebt.
- Kies een betrouwbare provider met goede ondersteuning en een stabiele infrastructuur.
- Vraag een vergelijkende analyse aan bij IT Partner om de beste optie te vinden.
"Onze telefoons zullen wel werken met VoIP, niet?"
Bestaande toestellen werken niet altijd goed met VoIP. Slechte compatibiliteit leidt tot storingen en beperkte functionaliteiten.
Hoe vermijd je dit?
- Controleer of je huidige telefoontoestellen VoIP-ready zijn.
- Overweeg softphones (bellen via computer of smartphone) als je flexibeler wil werken.
- Investeer in VoIP-compatibele toestellen indien nodig.
"VoIP is sowieso altijd goedkoper dan traditionele telefonie."
Sommige bedrijven stappen over naar VoIP om kosten te besparen, maar komen bedrogen uit door onvoorziene extra kosten. Denk aan:
- Aparte kosten voor internationale oproepen
- Extra kosten per gebruiker of per functie
- Onverwachte installatie- of migratiekosten
Hoe vermijd je dit?
- Laat IT Partner een telefonie-analyse uitvoeren. Dit geeft je een helder overzicht van alle kosten en mogelijke besparingen en misschien de wake-up call om je migratie goed voorbereid aan te pakken!
Conclusie
De overstap naar VoIP is een slimme zet, maar alleen als je het goed aanpakt. Door deze veelgemaakte fouten te vermijden, zorg je voor een vlotte overgang zonder onverwachte problemen of kosten.
💡 Wil je zeker zijn dat je VoIP-implementatie optimaal verloopt? IT Partner maakt een volledige analyse van je telefoniekosten en VoIP-opties, zodat je een oplossing krijgt die écht bij je bedrijf past.
